Regel 1: Brug en fælles adgangskodemanager

Delte regneark og gule sedler med adgangskoder er stadig udbredt, selvom det er en af de nemmeste veje til problemer. En adgangskodemanager giver hver medarbejder sikker adgang til det, de har brug for, uden at koder flyder rundt i beskeder og dokumenter. De fleste løsninger er billige og hurtige at sætte op, selv for en lille virksomhed, og de fleste medarbejdere er i gang på under en time.

Regel 2: Luk adgang ned, når en medarbejder stopper

Det er let at glemme at lukke gamle konti, når en medarbejder skifter job eller stopper. Lav en fast tjekliste, der bliver gennemgået ved hver fratrædelse, så ingen glemte adgange bliver stående aktive måneder efter, nogen er rejst. Skriv listen ned i god tid, så den ikke skal improviseres midt i en travl overleveringsperiode.

Regel 3: Undgå at genbruge de samme koder på tværs af systemer

En adgangskode, der går igen flere steder, betyder, at ét sikkerhedsbrud kan sprede sig til mange systemer på én gang. Opfordr til unikke koder for hvert system, og gør det nemt ved at give adgang til en manager, der genererer og gemmer dem automatisk. Det fjerner behovet for, at medarbejderne selv skal huske dem, hvilket gør det lettere at holde reglen i praksis.

Regel 4: Aktiver totrinsgodkendelse, hvor det er muligt

Et ekstra bekræftelsestrin, for eksempel via en app på telefonen, gør det markant sværere for uvedkommende at komme ind, selv hvis en adgangskode skulle blive kompromitteret. De fleste vigtige systemer tilbyder det i dag, og opsætningen tager typisk kun et par minutter per medarbejder.

Regel 5: Gør det trygt at spørge om hjælp

Mange tøver med at melde en mistænkelig mail eller et login, de ikke selv genkender, af frygt for at virke uvidende. Skab en kultur, hvor det er helt normalt at spørge, og hav en tydelig person eller kanal, som spørgsmål kan sendes til uden omveje. Ros gerne åbent og synligt, når nogen har fanget noget mistænkeligt, så det bliver en tydelig, positiv vane for hele afdelingen.

Regel 6: Undgå at dele koder over mail eller chat

En adgangskode sendt i en almindelig mail eller besked bliver ofte liggende synligt i lang tid efter, den er brugt. Brug adgangskodemanagerens indbyggede delefunktion, hvor koden aldrig behøver at blive skrevet eller vist frem.

Regel 7: Gør support let tilgængelig, når nogen er låst ude

At blive låst ude af et system midt i en arbejdsdag er stressende og koster produktivitet. Med chat direkte med support kan medarbejdere få hjælp med det samme, uden at skulle vente på en mail frem og tilbage.

Regel 8: Gennemgå adgangsrettighederne jævnligt

Over tid samler mange virksomheder på rettigheder, ingen længere har brug for. Sæt en fast dato hvert halve år til at gennemgå, hvem der har adgang til hvad, og fjern det, der ikke længere er relevant for det daglige arbejde. Notér gerne, hvorfor hver adgang oprindeligt blev givet, så det er lettere at vurdere, om den stadig giver mening for den enkelte medarbejders rolle.

Regel 9: Gør det nemt for nye medarbejdere at komme i gang

Nye medarbejdere har ofte mange spørgsmål om adgange og login i de første uger, hvor det kan føles uoverskueligt at spørge om alt på én gang. Med en chatfunktion, der kan svare automatisk på gængse spørgsmål, kan nye medarbejdere finde svar i deres eget tempo, uden at skulle afbryde en kollega hver gang.